AlmexECM
Документооборот
Маршруты согласования документов, электронный архив
Маршруты документов
В системе возможно настроить маршруты согласования документов любой сложности, используя BPM модуль платформы. Последующий запуск и весь процесс работы над документом (согласование, подписание, выполнение и др.) доступен во вкладке «Ход исполнения», которая расположена в карточке документа, пользователь может следить за процессом работы всех участников. При этом этапы отображаются в хронологическом порядке с фиксацией времени и результатов вынесения решения. С помощью хода исполнения или встроенных отчетов по документу удобно анализировать, как проходят согласование, регистрация, исполнение или любой другой этап в соответствии с настройками BPM.
В ходе исполнения также представлены автоматические этапы (выполняются системой без участия пользователя по определенному сценарию и условиям). Существует возможность назначать групповые или индивидуальные карточки согласования, поручения, выполнения или подписания документа. Благодаря такой функции каждый пользователь будет иметь свои конкретные задачи с уникальным описанием и сроками выполнения, а прогресс по работе над документом будет отображаться в карточке вплоть до завершения этапа.
Электронный архив
Система имеет встроенный функционал для организации электронного архива документов. Настраиваются условия перехода в архив для каждого типа документа. При этом определяется, какие данные могут быть удалены (например, чат), какие дополнительные параметры в карточку документа будут добавлены. При этом документы из архива могут быть выгружены в стороннюю систему, в том числе в формате .xml. Доступ к архивным документам также может быть ограничен для определенного круга пользователей по роли или индивидуально.
Поиск в архиве проводится по различным параметрам (метаданным) из электронной карточки документа, в том числе доступен и семантический поиск. При семантическом поиске на результат выдачи не влияет наличие орфографических, грамматических ошибок или опечаток. Платформа предоставляет возможность формировать сложные поисковые запросы по различным параметрам, уточняя выборку документов, процессов или заявок. Такой подход позволяет делать поиск быстрым и удобным.