ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ СЭД
1. Анализ требований заказчика и формирование рабочей группы
Подключение системы электронного документооборота при любом из вариантов лицензирования начинается с анализа требований заказчика и формирования рабочей группы. Команда специалистов анализирует уже существующие бизнес-процессы документооборота и формат взаимодействия сотрудников. В результате рабочей группой составляется список целевых процессов для автоматизации.
2. Адаптация системы под требования заказчика
На основании согласованных бизнес-требований клиента составляется список технических задач (Product Backlog), которые могут включать в себя задачи по доработке и интеграции. В рамках этапа адаптации системы под требования заказчика специалистами внедрения настраиваются необходимые бизнес-процессы, группы и типы документов, моделируются необходимые отчеты, настраивается организационная структура и выдаются права и роли всем пользователям системы; обучаются администраторы системы со стороны заказчика.
3. Развертывание и первичное тестирование платформы
Когда адаптация и интеграция со сторонними системами закончены, проводится тестирование платформы на серверах заказчика или облачных серверах. Особенностью данного этапа является вовлечение рабочей группы пользователей со стороны заказчика в работу в системе в тестовом режиме. В ходе опытно-промышленной эксплуатации мы имеем возможность получить полноценную обратную связь и оценить степень «принятия» пользователями новой системы. Благодаря полученным данным, можем составить наиболее “мягкий” план перехода пользователей на новую платформу и максимально уменьшить риски, связанные с миграцией.
4. Ввод в эксплуатацию
На этапе настройки системы проектируются необходимые бизнес-процессы в BPM модуле, формируется номенклатура, создаются необходимые отчеты, добавляются шаблоны документов, настраиваются электронные формы документов и выдаются права и роли для будущих пользователей системы.
В рамках данного этапа начинается использование системы всеми сотрудниками компании. Наши специалисты презентуют основные функциональные возможности системы, демонстрируют настроенные процессы согласования документов, проводят обучение по основным модулям системы отдельно для каждого типа пользователей. После обучения проект официально переходит в промышленную эксплуатацию и начинается стадия поддержки согласно договору.
Сергей Синченко, Операционный директор
Первая позиция на рынке требует пристального внимания к бизнесу и постоянных улучшений. Это можно реализовать только развивая процессный подход в управлении. Именно в рамках данной задачи мы определили одной из целей – внедрение ВРМ-системы
Методологии
Как работает Waterfall?
Данная методология позволяет организовать внедрение low-code платформы по заранее определенным фазам. Такой подход является максимально прозрачным и удобным для клиента, поскольку охватывает все процессы от начала и до конца проекта. Подход подразумевает строго последовательное и однократное выполнение каждой фазы проекта, переход от одной фазы к другой возможен только после успешного завершения предыдущей.
Каждый этап подразумевает детальное планирование и полную корректность результата этапа внедрения системы электронного документооборота. Благодаря высокому уровню формализации, управлять таким проектом значительно проще, поскольку клиент уже знает какой точно результат он хочет получить при внедрении. Принято считать, что каскадная модель разработки снижает риски и вносит ясность в процесс разработки проекта, когда над проектом работает несколько десятков человек.
Как правило, такая методология управления проектом подразумевает работу по модели Fixed Price. Счета и акты предоставляется на основании завершения каждой фазы проекта.
Этапы внедрения по каскадной модели Waterfall:
Каковы основные шаги при внедрении СЭД?
При внедрении СЭД необходимо провести ряд ключевых шагов. Сначала следует провести анализ текущих бизнес-процессов и выявить потребности компании. Затем подбирается подходящая система электронного документооборота, которая наилучшим образом соответствует требованиям и целям бизнеса. После выбора системы происходит ее внедрение, включающее установку, настройку и обучение сотрудников. Наконец, система проходит тестирование и запуск в рабочее использование, после чего осуществляется мониторинг и поддержка ее работы.
Каковы основные преимущества внедрения системы электронного документооборота?
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) предоставляет ряд значительных преимуществ для компании. Во-первых, оно значительно сокращает время на обработку документов, ускоряя процессы взаимодействия с партнерами и клиентами. Во-вторых, СЭД повышает уровень безопасности и конфиденциальности информации, благодаря использованию электронных подписей и защищенных каналов связи. Наконец, внедрение СЭД способствует экономии ресурсов, так как исключает необходимость использования бумажной документации и упрощает процессы архивирования и хранения информации.
Каков процесс ведения электронного документооборота?
Ведение электронного документооборота начинается с анализа текущих бизнес-процессов и потребностей компании. Затем происходит выбор и внедрение подходящей системы электронного документооборота, которая наиболее эффективно соответствует требованиям бизнеса. После этого происходит обучение сотрудников работе с новой системой и настройка ее под специфику компании. После успешного внедрения системы осуществляется регулярное ведение и поддержка электронного документооборота для обеспечения его эффективной работы в долгосрочной перспективе.
Какие основные этапы внедрения автоматизации документооборота?
Основные этапы внедрения автоматизации документооборота включают анализ текущих процессов и потребностей компании, выбор и адаптацию подходящей программной платформы, обучение персонала и внедрение новой системы. После внедрения системы осуществляется ее настройка под специфику компании и регулярное обновление и поддержка для обеспечения эффективной работы в долгосрочной перспективе.
Что включает в себя процесс подключения СЭД?
Процесс подключения СЭД включает в себя такие этапы как подготовка к внедрению, выбор подходящей системы электронного документооборота, установка и настройка программного обеспечения, обучение сотрудников и поддержка системы после внедрения. Каждый этап тщательно планируется и реализуется с целью обеспечения максимальной эффективности и удобства использования СЭД в повседневной деятельности компании.