Отзыв компании Activitis

В сентябре 2022 года руководством было принято решение о внедрении платформы для автоматизации бизнес-процессов и электронного документооьига, после чего начался активный поиск, анализ и отбор систем, представленных как на отечественном рынке, так и за рубежом. По результатам электронного документооборота Almexoft, состоящего из двух основных программных модулей: AlmexECM и AlmexBPM.
Система дала возможность реализовать задачи:

• Сократить время обработки документов и формирование отчетов
• Осуществить полный переход внутреннего документооборота в электронный формат
• Оптимизировать внутренние бизнес-процессы
• Система, ориентированная на работу в рамках бизнес-процессов и документооборота
• Готовность системы к настройке сложных маршрутов согласования с большим рядом ветвей движений процесса/документа в зависимости от вступительных условий
• Гибкость настройки маршрутов силами бизнес-оунеров без привлечения узких специалистов по разработке
• Готовность системы к интеграциям
• Наличие мобильного приложения на iOS и Android

Уже в 2023 году, менее чем за 4 месяца, платформа была введена в эксплуатацию. После старта автоматизации мы получили быстрые результаты и увидели возможности для автоматизации.

В результате проекта внедрения платформы Almexoft удалось добиться следующих ключевых результатов:

• Создано единое информационное пространство
• Настроенный электронный документооборот: внутренние документы, договоры, приказы, служебные записки, служебные записки по кадровым вопросам, внутренние нормативные документы.
• Налажено 20 бизнес-процессов
• Настроенные формы отчетности.
• Проведено обучение наших сотрудников использованию редактора бизнес-процессов, администрированию системы
• Запущен ряд бизнес-процессов в системе ( среди них: обработка входящей корреспонденции, подписание приказов, согласование нормативных документов и другие)
• Налажена отчетность к избранным бизнес-процессам
• Настроен модуль ЭЦП для нашего использования и заведен ЭЦП подписчиков в систему, с помощью которых мы подписываем документы

На данном этапе мы масштабируем систему на другие бизнес-процессы и включаем остальных пользователей в систему на новые бизнес-процессы. Важно отметить, что высокий уровень профессионализма команды внедрения Almexoft, правильно построенный процесс внедрения и полное соответствие функционалу платформы. Подключив платформу Almexoft, мы сделали процессы более зоркими и контролируемыми.