arrow

Модуль “Совещания”

Программа для автоматизированного проведения совещаний и работы коллегиальных органов на предприятии

Совещания

Модуль “Совещания”

Дополнительный модуль, который предназначен для широкого спектра автоматизации совещательного процесса в коллегиальных органах компании.

Благодаря использованию встроенного в платформу Almexoft редактора бизнес-процессов модуль позволяет выстраивать процесс организации онлайн-совещаний таким образом, чтобы он полностью соответствовал потребностям компании.

Типичный процесс может состоять из ряда необязательных этапов:

1

Этап сбора вопросов на совещание

В рамках этого этапа вопросы могут поступать как напрямую секретарю, для внесения их в повестку совещания, так и в виде отдельных документов, со своей собственной сложной структурой предварительного формирования, согласования и распределения.

2

Этап формирования повестки

Предназначен для автоматизации распределения вопросов между различными регулярными совещаниями одного коллегиального органа, выбора наиболее актуальных вопросов к рассмотрению из числа всех поднятых вопросов. На этом этапе также может уточняться состав участников конкретного заседания коллегиального органа, в том числе круг приглашенных лиц.

3

Этап голосования за повестку

Этап голосования за повестку долгосрочную онлайн/офлайн сессию для предварительного согласования всеми участниками коллегиального органа списка вопросов к рассмотрению.

4

Этап подготовки проектов решений

Этап предназначен для формирования проектов решений по каждому из вопросов повестки совещания, возможных мероприятий в связи с принимаемыми решениями, окончательного уточнения списка докладчиков/выступающих/заинтересованных лиц по каждому из вопросов, приглашения внешних пользователей.

5

Этап проведения совещания в онлайн-режиме

Данный этап осуществляется с возможностью голосования по каждому отдельному вопросу/отдельному проекту решения или в целом. Система позволяет ответственному пользователю принимать или отклонять вопросы без рассмотрения, с обязательным занесением такой информации в процесс совещания. Одновременно с голосованием ответственные пользователи могут проводить формирование списка мероприятий к исполнению.

6

Этап формирования протокола

По окончанию онлайн сессии проведения совещания, совещание переводится на этап формирования протокола. Будучи бесшовно интегрированным с AlmexECM модуль управления совещаниями создает протокол в виде отдельного экземпляра бизнес-процесса (документа) с возможностью подписания протокола при помощи электронной цифровой подписи.По окончанию онлайн сессии проведения совещания, совещание переводится на этап формирования протокола. Будучи бесшовно интегрированным с AlmexECM модуль управления совещаниями создает протокол в виде отдельного экземпляра бизнес-процесса (документа) с возможностью подписания протокола при помощи электронной цифровой подписи.

7

Этап исполнения решений/мероприятий

Предназначен для выполнения соответствующего списка утвержденных действий. При этом отдельные мероприятия могут выполняться как в виде поручений к этапу исполнения протокола, так и в виде отдельных процессов, автоматически порождаемых как дочерние документы протокола совещания.

Мы используем файлы cookie для персонализации вашего опыта на нашем веб-сайте. Продолжая использовать этот сайт, вы соглашаетесь с нашей политикой использования файлов cookie.