Модуль “Совещания”
Программа для автоматизированного проведения совещаний и работы коллегиальных органов на предприятии
Совещания
Модуль “Совещания”
Дополнительный модуль, который предназначен для широкого спектра автоматизации совещательного процесса в коллегиальных органах компании.
Благодаря использованию встроенного в платформу Almexoft редактора бизнес-процессов модуль позволяет выстраивать процесс организации онлайн-совещаний таким образом, чтобы он полностью соответствовал потребностям компании.
Типичный процесс может состоять из ряда необязательных этапов:
Этап сбора вопросов на совещание
В рамках этого этапа вопросы могут поступать как напрямую секретарю, для внесения их в повестку совещания, так и в виде отдельных документов, со своей собственной сложной структурой предварительного формирования, согласования и распределения.
Этап формирования повестки
Предназначен для автоматизации распределения вопросов между различными регулярными совещаниями одного коллегиального органа, выбора наиболее актуальных вопросов к рассмотрению из числа всех поднятых вопросов. На этом этапе также может уточняться состав участников конкретного заседания коллегиального органа, в том числе круг приглашенных лиц.
Этап голосования за повестку
Этап голосования за повестку долгосрочную онлайн/офлайн сессию для предварительного согласования всеми участниками коллегиального органа списка вопросов к рассмотрению.
Этап подготовки проектов решений
Этап предназначен для формирования проектов решений по каждому из вопросов повестки совещания, возможных мероприятий в связи с принимаемыми решениями, окончательного уточнения списка докладчиков/выступающих/заинтересованных лиц по каждому из вопросов, приглашения внешних пользователей.
Этап проведения совещания в онлайн-режиме
Данный этап осуществляется с возможностью голосования по каждому отдельному вопросу/отдельному проекту решения или в целом. Система позволяет ответственному пользователю принимать или отклонять вопросы без рассмотрения, с обязательным занесением такой информации в процесс совещания. Одновременно с голосованием ответственные пользователи могут проводить формирование списка мероприятий к исполнению.
Этап формирования протокола
По окончанию онлайн сессии проведения совещания, совещание переводится на этап формирования протокола. Будучи бесшовно интегрированным с AlmexECM модуль управления совещаниями создает протокол в виде отдельного экземпляра бизнес-процесса (документа) с возможностью подписания протокола при помощи электронной цифровой подписи.По окончанию онлайн сессии проведения совещания, совещание переводится на этап формирования протокола. Будучи бесшовно интегрированным с AlmexECM модуль управления совещаниями создает протокол в виде отдельного экземпляра бизнес-процесса (документа) с возможностью подписания протокола при помощи электронной цифровой подписи.
Этап исполнения решений/мероприятий
Предназначен для выполнения соответствующего списка утвержденных действий. При этом отдельные мероприятия могут выполняться как в виде поручений к этапу исполнения протокола, так и в виде отдельных процессов, автоматически порождаемых как дочерние документы протокола совещания.