Модуль управления совещаниями
Это дополнительное программное обеспечение, предназначенное для широкого спектра автоматизации совещательного процесса в коллегиальных органах компании.
Благодаря использованию встроенного в платформу Almexoft редактора бизнес-процессов модуль позволяет выстраивать процесс организации онлайн-совещаний таким образом, чтобы он полностью отвечал потребностям компании.
Типичный процесс может состоять из ряда необязательных этапов:
-
1
Сбор вопросов на совещание
В рамках этого этапа вопросы могут поступать как непосредственно секретарю для внесения в порядок совещания, так и в виде отдельных документов со своей собственной сложной структурой предварительного формирования, согласования и распределения.
-
2
Формирование порядка
Предназначен для автоматизации распределения вопросов между различными регулярными совещаниями одного коллегиального органа, выбора наиболее актуальных вопросов для рассмотрения всех поднятых вопросов. На этом этапе также может уточняться состав участников конкретного заседания коллегиального органа, включая круг приглашенных лиц.
-
3
Голосование за порядок
В рамках этого этапа участникам совещания предоставляется возможность отдать свой голос за избранные вопросы.
-
4
Подготовка проектов решений
Этап предназначен для формирования проектов решений по каждому из вопросов порядка совещания, а также возможных мер.
-
5
Проведение совещания в онлайн-режиме
Данный этап осуществляется с возможностью голосования по каждому отдельному вопросу/отдельному проекту решению или в целом. Система позволяет ответственному пользователю принимать или отклонять вопросы без рассмотрения с обязательным внесением такой информации в процесс совещания. Одновременно с голосованием ответственные пользователи могут проводить формирование списка мер для выполнения.
-
6
Формирование протокола
По окончании онлайн-сессии проведения совещания, совещание переходит на этап формирования протокола. Будучи бесшовно интегрированным с платформой Almexoft, модуль управления совещаниями создает протокол в виде отдельного экземпляра бизнес-процесса (документа) с возможностью подписания протокола с помощью электронной цифровой подписи.
-
7
Выполнение решений/мер
Предназначен для выполнения соответствующего списка утвержденных действий. При этом отдельные мероприятия могут выполняться как в виде доверенности к этапу выполнения протокола, так и в виде отдельных процессов, автоматически порождаются как дочерние документы протокола совещания.
