Успешный запуск СЭД для ТЭК-Казахстан по всей стране

1 января 2018 года компания ТЭК Казахстан успешно перевела делопроизводство всех филиалов компании на платформу Almexoft. В рамках внедрения системы были разработаны бизнес-процессы для всех аспектов деятельности топливной компании.

Ключевые функциональные возможности Almexoft, которые позволили компании полностью перейти на безбумажный документооборот:

• Мобильное приложение с офлайн-доступом позволяет топ-менеджменту общества работать с документами, находящимися за пределами офиса.
• Сокращение времени работы на делопроизводство (регистрация договоров, согласование, отправка). Так как основные операционные офисы компании располагаются в двух разных городах (Нур-Султан и Караганда), полный цикл работы с документом занимал около 10 рабочих дней.
• Переход на ЭЦП позволит ускорить все бизнес-процессы в компании независимо от месторасположения ответственного. лица (Данный функционал особенно актуален для компаний с множеством региональных офисов по всему Казахстану).
• Построение отчетности по любым типам документов для контролирующих органов РК в реальном времени.

Поскольку  в ТЭК Казахстан входит более 200 топливных складов по всей стране, было принято решение о размещении системы на облачной платформе. Персонал топливных складов работает в единой системе, что позволяет формировать и отслеживать жизненный путь документов «от склада до центрального офиса». Данное решение позволило повысить производительность работы отдаленных региональных отделений в несколько раз. Применение шаблонов документов позволило сократить время создания тех или иных типов документов в компании, а также ввести четкие стандарты делопроизводства.

В рамках проекта было принято решение об использовании облачной версии офисного пакета, который встроен в ядро платформы Almexoft. Благодаря такому решению сотрудники компании не привязаны к конкретному рабочему месту или программному обеспечению. А функция индивидуальных и групповых поручений позволила оперативно отслеживать выполнение поставленных задач, тем самым делая максимально эффективной работу руководителей компании.

Платформа Almexoft также помогла консолидировать все текущие и архивные документы Товарищества в едином зашифрованном хранилище.