Почему компании меняют СЭД?

25 октября 2019 года команда украинского офиса Almexoft приняла участие в форуме “#Бізнесбезпаперу“, который был организован компанией Лига Закон.

В рамках мероприятия была организована площадка для обмена опытом между представителями крупного бизнеса и поставщиками ИТ решений в области автоматизации бизнес-процессов, юридически значимого электронного документооборота, SaaS инструментов и сервисов, которые помогают ускорить рост бизнеса, оптимизировать расходы и время на поддержку административных функций компаний.

Действительно, выбор нового программного обеспечения крупным предприятием является довольно медленным процессом, когда более 50% работы делается еще на этапе анализа предварительных требований.

Это связано с основными вызовами современного мира – высокой степенью автоматизации и быстрой адаптацией процессов и систем к потребностям клиентов и рынка. Соответственно, используемые при создании программного обеспечения технологии должны обеспечивать высокую стабильность, гарантированную преемственность в течении длительного промежутка времени, масштабируемость и, что немаловажно, повторяемость и переносимость инфраструктуры.

• 

  Александр Сочка

  Менеджер по развитию бизнеса

• 

  Никита Васильев

  Главный инженер

• 

  Игорь Приходько

  Главный исполнительный директор

• 

  Андрей Кокташ

  Менеджер по продукции

Данная тема является крайне актуальной для современных украинских компаний. Как показывает статистика, собранная отделом продаж нашей компании, 57 % компаний, обратившихся в Almexoft, планируют проект внедрения системы электронного документооборота или же BPM системы, при этом уже имея приобретённое или внедренное программное обеспечение для этих задач. Это значит, что более половины проектов оказались провальными! Наши специалисты проанализировали основные причины, из-за которых компании вынуждены заменять уже внедренные системы электронного документооборота:

• Низкая производительность и зависание системы;
• Устаревший интерфейс отсутствие веб и мобильного доступа;
• Ограниченные возможности кастомизации;
• Высокая стоимость владения программным продуктом;
• Проблемы с интеграцией и доработкой системы.

Последствия таких проектов для бизнеса всегда являются крайне болезненными. Неэффективно потраченный бюджет мешает компании развивать ИТ и запускать новые проекты из-за опасений повторения провального проекта. Как следствие, бизнес наращивает технологическое отставание, сотрудники работают менее эффективно, чем могли бы, конкурентное преимущество по сравнению с технологичными компаниями падает. А процесс поддержки неудачного решения съедает все ресурсы, и, по-факту, на реальную цифровую трансформацию компании просто не остается времени.

При этом, неоспоримым остается тот факт, что система электронного документооборота, как и система управления бизнес-процессами — это обязательная составляющая успеха современной компании. Мы, в Almexoft, настаиваем, что СЭД непременно должна строиться именно на базе BPM платформы, данные типы систем могут быть тесно интегрированы, таким образом закрывая задачи по всем процессам управления компанией и обеспечения ее жизнедеятельности (как непосредственно процессов документооборота, так и других вспомогательных процессов). Такие проекты автоматизации действительно выводят бизнес на новый уровень развития, помогают поддерживать его рост и делают его цифровым.

Игорь дал советы, на что в первую очередь стоит обратить внимание при выборе системы автоматизации документооборота:

• В части обеспечения надежности системы и высокой производительности:

  1. Современные технологии и методологии разработки;
  2. Наличие ORM (технология программирования, позволяющая использовать для одного итого же программного продукта разные БД) — поможет сэкономить, выбрав необходимую именно для вашей организации базу данных;
  3. Возможность одновременной работы с разными типами файловых хранилищ.

• В части кастомизации — решение любых задач должно быть возможно без привлечения внешнего ресурса:

  Обязательное наличие ВРМ. Система электронного документооборота должна строиться на базе ВРМ и уже в базе предоставлять возможность проектировать, визуализировать и исполнять бизнес-процессы. Такой подход позволит не зависеть от вендора в части постоянных доработок. А изменения процессов организации либо добавление новых могут быть произведены «на лету». В выигрыше бизнес — ИТ решение помогает эффективно управлять изменениями, а не тормозить их. Кастомизация форм и шаблонов. Каждый электронный документ является уникальным (поля, шаблоны вложений, представления данных) — наличие современного редактора форм.

• Возможности интеграции и самостоятельной доработки:

  Тренд сегодняшнего дня — low code/no code programming — возможность определять или переопределять логику обработки процессов или отдельных модулей системы, используя настройки или же скриптовый, упрощенный язык программирования. Наличие таких инструмента очень поможет масштабировать программный продукт и максимально точно автоматизировать самые сложные процессы. Огромным преимуществом является открытый API. Это дает возможность как заказчикам самостоятельно, так и внедренцам бесшовно интегрировать СЭД в любые программные решения либо дописывать дополнительные модули или целые клиентские приложения. Особенно актуален открытый API для банков и крупных холдингов. Где подобная система может выполнять так называемую «оркестровку» систем, поддерживая весь цикл процесса и насыщая его дополнительными данными по ходу исполнения.

• Условия владения системой:

  1. Обращайте внимание на политику лицензирования программного решения и скрытые платежи;
  2. Учитывайте затраты на сопутствующие программные продукты, необходимые для функционирования системы;
  3. Обязательно наличие работающего Service desk, желательно в соответствии с международными стандартами (например, ITSM);
  4. Узнайте планы по развитию системы, roadmap разработки, частоту выпускаемых обновлений.

Выбор правильного решения для автоматизации документооборота и диджитализации процессов — всегда непростая задача. Стоит детально разобраться с задачами, которые такая система будет решать, выработать внутренние требования к системе, изучить успешные кейсы.

При выборе ИТ решения, обратите внимание на референсы, которые могут предоставить клиенты и партнеры потенциального подрядчика либо вендора программного продукта. Как правило, лучшей рекламой, которая говорит сама за себя, являются уже реализованные проекты, поэтому идеальный вариант — вживую увидеть, как работает система в реальных условиях.