Неліктен компаниялар ЭҚЖ ауыстырады?

2019 жылдың 25 қазанында Almexoft компаниясының украиндық кеңсесінің командасы Лига Закон компаниясы ұйымдастырған «#Бизнесбезпаперу» форумына қатысты.

Іс-шара аясында бизнестің өсуін жеделдетуге, компаниялардың әкімшілік функцияларын қолдауға жұмсалатын шығындар мен уақытты оңтайландыруға көмектесетін ірі бизнес өкілдері мен бизнес-процестерді автоматтандыру, заңдық маңызы бар электрондық құжат айналымы, SaaS құралдары мен қызметтері саласындағы АТ шешімдерін жеткізушілер арасында тәжірибе алмасу алаңы ұйымдастырылды.

Шынында да, ірі кәсіпорынның жаңа бағдарламалық жасақтаманы таңдауы өте баяу процесс болып табылады, оның барысында жұмыстың 50% астамы алдын-ала талаптарды талдау кезеңінде жасалады.

Бұл қазіргі әлемнің негізгі сын-қатерлеріне автоматтандырудың жоғары дәрежесіне және процестер мен жүйелердің тұтынушылар мен нарық қажеттіліктеріне жылдам бейімделуіне байланысты. Тиісінше, бағдарламалық жасақтаманы жасауда қолданылатын технологиялар жоғары тұрақтылықты, ұзақ уақыт бойы кепілдендірілген сабақтастықты, масштабталуды және ең бастысы инфрақұрылымның қайталануы мен тасымалдануын қамтамасыз етуі керек.

• 

  Александ Сочка

  Бизнесті дамыту жөніндегі

• 

  Никита Васильев

  Бас инженер

• 

  Игорь Приходько

  Бас атқарушы директор

• 

  Андрей Кокташ

  Өнім жөніндегі Менеджер

Бұл тақырып қазіргі украинды компаниялар үшін өте өзекті болып табылады. Біздің компанияның сату бөлімі жинаған статистика көрсеткендей, Almexoft компаниясына жүгінген компаниялардың
57% осы міндеттер үшін сатып алынған немесе енгізілген бағдарламалық жасақтамаға ие бола отырып, электрондық құжат айналымы жүйесін немесе BPM жүйесін енгізу жобасын жоспарлап
отыр. Бұл жобалардың жартысынан көбі сәтсіз аяқталды дегенді білдіреді! Біздің мамандар компаниялардың қазірдің өзінде енгізілген электрондық құжат айналымы жүйелерін ауыстыруға мәжбүр болуының негізгі себептерін талдады:

• Жүйенің төмен өнімділігі және тұрып қалуы;
• Ескірген интерфейс, веб және мобильді қол жетімділіктің болмауы;
• Баптау мүмкіндіктері шектеулі;
• Бағдарламалық өнімді иеленудің жоғары құны;
• Жүйені кірістіру және жетілдіру қиындықтары.

Бұндай жобалардың әсері бизнеске әрқашан аса ауыр тиеді. Тиімсіз жұмсалған бюджет сәтсіз
жобаның қайталануынан қорқып, компанияның АТ-ны дамытуына және жаңа жобаларды іске
қосуына кедергі келтіреді. Нәтижесінде бизнес технологиялық артта қалушылықты арттырып,
қызметкерлер мүмкіндігінше аз жұмыс істейді де, технологиялық компаниялармен салыстырғанда бәсекелестік артықшылық төмендейді. Сәтсіз шешімді қолдау процесі барлық ресурстарды жейді және іс жүзінде компанияның нақты цифрлық трансформациясына уақыт қалмайды.

Бұл жағдайда, электрондық құжат айналымы жүйесі, сондай-ақ бизнес- процестерді басқару
жүйесі қазіргі заманғы компанияның табысының міндетті құрамдас бөлігі болып табылатыны
даусыз. Біз, Almexoft компаниясында бола тұра, ЭҚЖ міндетті түрде BPM платформасы негізінде
құрылуы керек деп түсінеміз, себебі жүйелердің бұл түрлері компанияны басқарудың және оның
тіршілік әрекетін қамтамасыз етудің барлық процестері бойынша міндеттерді (тікелей құжат
айналымы процестері де, басқа да көмекші процестерді де) қамти отырып тығыз интеграциялануы мүмкін. Бұндай автоматтандыру жобалары бизнесті дамудың жаңа деңгейіне шығарады, оның өсуіне ықпал етеді және оны цифрлық етеді.

Игорь ең алдымен құжат айналымын автоматтандыру жүйесін таңдағанда неге назар аудару керектігі бойынша кеңестер берді:

• Жүйенің сенімділігі мен жоғары өнімділігін қамтамасыз ету тарапынан:

  1. Әзірлеудің заманауи технологиялары мен әдістемелері; 2. ORM (бір бағдарламалық өнімге арналған түрлі дерекқорды пайдалануға мүмкіндік беретін бағдарламалау технологиясының) болуы – сіздің ұйымыңызға қажетті дерекқорды таңдау арқылы үнемдеуге көмектеседі; 3. Бір уақытта файлдарды сақтау қорларының алуан түрлерімен жұмыс істеу мүмкіндігі.

• Теңшеу бөлігінде-кез-келген мәселені шешу сыртқы ресурсты тартпай-ақ жүзеге асырылуы мүмкін болуы керек:

  Міндетті түрде ВРМ болуы. Электрондық құжат айналымы жүйесі уақыт негізінде құрылуы және нақты сол негізде бизнес-процестерді жобалауға, визуализациялауға және орындауға мүмкіндік беруі керек. Бұл тәсіл тұрақты пысықтау бөлігінде сатушыға тәуелді болмауға мүмкіндік береді. Ал ұйым процестеріне өзгерістер енгізу немесе жаңаларын қосу «жүре тұра» жүргізілуі мүмкін. Бұл жерде ұтатын бизнес – АТ шешімдер өзгерістерді тежемей, керісінше, оларды тиімді басқаруға көмектеседі. Қалыптар мен нобайларды теңшеу. Әрбір электрондық құжат бірегей (өрістері, тіркеме нобайлары, деректердің көріністері) болып табылады — заманауи қалыптар редакторының болуы.

• Интеграциялану және өзін-өзі жетілдіру мүмкіндіктері:

  Бүгінгі таңдағы тренд – low code / no code programming — процестерді өңдеудің немесе жүйенің жеке модульдерінің қисынын баптауларды немесе сценарийлік, жеңілдетілген бағдарламалау тілін пайдалану арқылы анықтау немесе қайта анықтау мүмкіндігі. Бұндай құралдың болуы бағдарламалық өнімді масштабтауға және ең күрделі процестерді мүмкіндігінше дәл автоматтандыруға көмектеседі. Үлкен артықшылығы болып ашық API табылады. Бұл тапсырыс берушілерге де, енгізушілерге де ЭҚЖ кез- келген бағдарламалық шешімдермен жіксіз үйлестіруге немесе қосымша модульдерді не клиенттік қосымшаларды толықтай кірістіруге мүмкіндік береді. Ашық API банктер мен ірі холдингтер үшін әсіресе өзекті болып табылады. Бұндай жүйе олардағы процестің бүкіл циклін қолдай отырып және оны орындау барысында қосымша мәліметтермен қанықтыра отырып, жүйелерді «оркестрлеу» деп аталатындай орындай алады.

• Жүйені иелену шарттары:

  1. Бағдарламалық шешімді лицензиялау саясатына және жасырын төлемдерге назар аударыңыз; 2. Жүйенің жұмыс істеуі үшін қажетті үйлеспе бағдарламалық өнімдердің шығындарын ескеріңіз; 3. Халықаралық стандарттарға сәйкес жұмыс істейтін Service desk болуы міндетті (мысалы, ITSM); 4. Жүйені дамыту жоспарларын, жол картасы әзірлемелерін, жаңартулардың шығарылу жиілігін біліп алыңыз.

Құжат айналымын автоматтандыру және процестерді цифрландыру үшін дұрыс шешімді таңдау әрқашан қиын міндет болып табылады. Бұндай жүйе шешетін міндеттерді егжей-тегжейлі түсініп, жүйеге қойылатын ішкі талаптарды әзірлеп, сәтті жағдайларды зерттеген жөн. АТ шешімін таңдағанда, әлеуетті мердігердің немесе бағдарламалық өнім сатушысының клиенттері мен серіктестері бере алатын сілтемелерге назар аударыңыз.

Әдетте, ең айқын жарнама болып осы мезетке дейін жүзеге асырылған жобалар табылады, сондықтан ең дұрыс жол — жүйенің нақты жағдайда қалай жұмыс істейтінін өз көзіңізбен көру.