Кейс Корпорация «Деталь Вагон Груп»
Как за месяц внедрить систему управления бизнес-процессами и автоматизировать весь документооборот
“Корпорация «Деталь вагон груп» — это динамически развивающаяся компания, которая является поставщиком услуг по ремонту специализированных железнодорожных вагонов, продаже запасных частей и комплектующих. Будучи участником внешнеэкономической деятельности, Корпорация завоевала своих постоянных клиентов и партнеров - крупные промышленные предприятия Украины и стран СНГ.”
“2018 стал годом глобальной трансформации Корпорации. Вследствии значительной изношенности подвижных составов железнодорожных предприятий Украины, компания постоянно наращивает объем работ и предоставленных услуг. Основными направлениями деятельности Корпорации является ремонт вагонов и колесных пар.”
Генеральный Директор- Королев Денис Сергеевич
В состав Корпорации Деталь Вагон Групп входят целый ряд предприятий по всей территории Украины: “Интер Вагон Транс”, “Укрвагонмаш”, “Ремтрансдор” и “Первое колесно-ремонтное предприятие”.
Предприятия Корпорации расположены по всей территории центральной и южной Украины, поэтому организация быстрых и эффективных процессов - ключевая задача менеджмента, напрямую влияющая на качество предоставляемых услуг. Учитывая тот факт, что компания нацелена прежде всего на построение долгосрочных и эффективных отношений со своими клиентами, скорость, эффективность и экономический эффект - основные принципы работы организации.
Корпорация «Деталь вагон групп» — первая и пока единственная компания в Украине, предоставляющая услуги промышленного аутсорсинга в части обслуживания подвижного состава, которая на сегодняшний день эффективно оптимизирует и автоматизирует внутренние процессы для обеспечения максимальной скорости и качества оказания услуг. Кроме того, компания планирует максимально охватить весь персонал, построив, по-факту, бесшовные процессы от офиса до ремонтного депо. Все эти решения приближают компанию к ее ключевой цели — усилить свои позиции на рынке предоставления услуг по ремонту вагонов и колесных пар, как для монополистов отрасли, так и для средних предприятий, имеющих собственные подвижные составы.
От уверенного роста - к оптимизации процессов и процедурному подходу в управлении бизнесом
Ранее Корпорация делала упор на оптимизацию внутренних процессов компании, максимальное обеспечение передовыми техническими инструментами для контроля работы сотрудников на местах и обеспечением безопасных и комфортных условий труда. Учитывая темпы роста компании и повышающееся количество внутренних процессов в части обработки документов, заказов, договоров, счетов и заявок, руководством компании было принято решение о внедрении системы автоматизации бизнес-процессов и электронного документооборота.
После изучения ряда систем: их функциональных возможностей, скорости настройки и внедрения, возможности самостоятельной настройки бизнес-процессов и форм документов и отчетов, а также анализа в части стоимости владения программным продуктом, было принято решение внедрять систему автоматизации бизнес-процессов и электронного документооборота AlmexECM.
Что внедряли и как
Инструментом имплементации новой стратегии стало внедрение системы AlmexECM, в которой на данный момент работают сотрудники отдела продаж, планово-экономического департамента, бухгалтерия, а также руководители всех уровней.
Система позволила решить такие задачи бизнеса:
Управление оплатами и счетами
Контроль договоров, проверка оснований для оплаты счетов, быстрое согласование счетов на оплату - основные задачи, необходимые для управления бизнесом, контроля финансовых потоков и обеспечения непрерывного производства и сервиса.
Управление командировками
Поскольку предприятия расположены по всей Украине, сотрудники часто выезжают на удаленные участки заводов. Согласование командировок происходит быстро и удобно, так же благодаря наличию мобильного приложения
Управление внутренними процессами
Неэффективность старых процессов в крупных производственных компаниях, как правило, объясняется сложной цепочкой принятия решений, сложностью отслеживания прохождения процесса между отделами и низким уровнем вовлеченности персонала. Благодаря автоматизации внутренних процессов с помощью продвинутого BPM-редактора AlmexBPM, любые согласования в Корпорации проходят в рамках отведенных сроков, участвуют в них исключительно ответственные за конкретный процесс сотрудники, а исполнение поручений выполняется непосредственно сотрудниками на местах с контролем сроков вышестоящим руководством и возможностью автоматической эскалации, в случае возникновения проблем.
Высокий уровень проникновения системы
