Кейс Техэнергосервис 2014

Как оптимизировать бизнес-процессы и внедрить электронный документооборот, сократив время обработки документов на 80%

ООО «ТЕХЭНЕРГОСЕРВИС 2014» – компания, которая занимается оперативным и эксплуатационно ремонтным обслуживанием электрических подстанций, воздушных линий электропередач класса напряжения 35 кВ и выше. С 2014 года является лидером в сфере технических и эксплуатационно-ремонтных услуг, проводит капитальный ремонт электрооборудования линий и подстанций, силовых трансформаторов, инженерного сопровождения нового строительства энергетических объектов. Также является официальным дилером компании ПАО Уралмашзавод.

Важными задачами, стоящими перед менеджментом компании, были:

• Правильная регистрация входящей/исходной документации, минимизация потери документов.
• Сокращение времени работы на делопроизводство (регистрация договоров, согласование, отправка). Так как основные операционные офисы компании располагаются в двух разных городах (Нур-Султан и Караганда), полный цикл работы с документом занимал около 10 рабочих дней.
• Хранение документов и управление процессом согласования и выполнения поручений по документу.

В целях оптимизации внутренних процессов, улучшения эффективности выполнения задач и сокращения времени работы с документацией, руководством компании было принято решение о внедрении современной системы автоматизации бизнес-процессов и электронного документооборота. Для реализации данного проекта был проанализирован ряд казахстанских и зарубежных программных продуктов, и на основании тендера был выбран программный продукт Almexoft со встроенным модулем автоматизации бизнес-процессов, онлайн-редактором, а также нативными мобильными приложениями. Внедрение системы, анализ и оптимизация текущих бизнес-процессов. А также настройку цепей согласования и выполнения документов квалифицированно и быстро выполнили сотрудники Almexoft Kazakhstan.

Гибкий функционал системы дал возможность реализовать следующие задачи:

• Оптимизировать и привести в единый вид все бизнес-процессы компании, связанные с делопроизводством.
• Обеспечить прозрачный документооборот, регистрацию входящих/исходящих документов, корреспонденции, кадровой документации.
• Сформировать необходимые отчеты: отчет о регистрации входящей/исходной документации, отчет о выполнении задач и поручений.
• Контролировать исполнительную дисциплину.

Полное внедрение системы заняло около 8 месяцев и проходило в два этапа.

Первый этап занял 6 месяцев и заключался в формировании шаблонов, рабочих групп и настройке процессов.

Во время второго этапа специалистами Almexoft был проведен детальный инструктаж и обучение работе по администрированию системы. Нашими коллегами отмечается высокий уровень проникновения системы, понятный и простой интерфейс web версии и мобильных приложений для Android и iOS. Также благодаря открытому API платформа позволяет взаимодействовать с другими внутренними системами и сервисами компании, что позволяет качественной и быстрой интеграции платформы Almexoft в единый ИТ-ландшафт компании.

Наиболее показательны результаты внедрения платформы Almexoft:

• На 80% сократилось время обработки и согласования документов, доставки его адресатам.
• На 10% сократились общие расходы компании, связанные с отправкой документов (расходы на печать, услуги курьерских служб).
• Значительное сокращение бумажного документооборота, что решило проблему потери документации.
• Благодаря платформе Almexoft была решена основная проблема компании, связанная с длинной цепочкой согласования документов по причине размещения представительств компании в разных городах.
• Обеспечение высокого уровня безопасности корпоративных данных благодаря нескольким уровням защиты.
• Эффективный и быстрый поиск электронных документов в единой системе в рамках ролевой политики и регламентов безопасности.

Реализация проекта повлияла на улучшение эффективности работы как рядовых сотрудников, так и менеджмента компании и сокращение административных расходов компании. После окончания проекта служба поддержки Almexoft зарекомендовала себя как надежная команда специалистов, умеющая качественно и оперативно реагировать на актуальные запросы.