Клиенттердің істері
16 Қараша 2022
Case Techenergoservis 2014
Як оптимізувати бізнес-процеси і впровадити електронний документообіг, скоротивши час обробки документів на 80%
«TEHENERGOSERVICE 2014» жауапкершілігі шектеулі серіктестігі – 35 кВ және одан жоғары кернеулі класстағы электрлік қосалқы станцияларға, әуе электр желілеріне жедел және жедел жөндеу жұмыстарымен айналысатын компания. 2014 жылдан бері желілер мен қосалқы станциялардың электр жабдықтарына, күштік трансформаторларға күрделі жөндеу жұмыстарын жүргізетін, энергетикалық нысандардың жаңа құрылысын инженерлік қамтамасыз ететін техникалық, техникалық қызмет көрсету және жөндеу қызметтері саласында көшбасшы болып табылады. Ол сондай-ақ «Оралмашзавод» ЖАҚ ресми дилері болып табылады.
Нарықтағы жетекші позицияны сақтауға және бүкіл кәсіпорынның жұмыс сапасын жақсарту үшін озық технологияларды қолдануға ұмтылыс ішкі бизнес-процестерді автоматтандыру және электронды құжат айналымы жүйесін іздеудің негізгі себебі болды.
Компания басшылығының алдында тұрған маңызды міндеттер:
- Кіріс/шығыс құжаттамасын дұрыс тіркеу, құжат жоғалуын азайту.
- Құжаттарды рәсімдеуге кететін уақытты қысқарту (келісімшарттарды тіркеу, бекіту, жөнелту). Компанияның негізгі операциялық кеңселері екі түрлі қалада (Нұр-Сұлтан және Қарағанды) орналасқандықтан, құжатпен жұмыс істеудің толық циклі шамамен 10 жұмыс күнін алды.
- Құжаттарды сақтау және құжат бойынша нұсқауларды бекіту және орындау процесін басқару.
Ішкі процестерді оңтайландыру, тапсырмаларды орындау тиімділігін арттыру және құжаттамамен жұмыс істеуге кететін уақытты қысқарту мақсатында компания басшылығы бизнес-процестер мен электронды құжат айналымын автоматтандырудың заманауи жүйесін енгізу туралы шешім қабылдады. Бұл жобаны жүзеге асыру үшін бірқатар қазақстандық және шетелдік бағдарламалық өнімдерге талдау жасалып, тендер негізінде кірістірілген бизнес-процестерді автоматтандыру модулі, онлайн редакторы және отандық мобильді қосымшалары бар Almexoft бағдарламалық өнімі таңдалды. Жүйені енгізу, ағымдағы бизнес-процестерді талдау және оңтайландыру. Almexoft Kazakhstan қызметкерлері де құжаттарды бекіту және орындау тізбегін шебер және жылдам орнатады.
Жүйенің икемді функционалдығы келесі міндеттерді жүзеге асыруға мүмкіндік берді:
- Оңтайландыру және кеңсе жұмысына байланысты компанияның барлық бизнес-процестерін бірыңғай формаға келтіру.
- Құжат айналымын, кіріс/шығыс құжаттарды, хат-хабарларды, кадрлық құжаттаманы тіркеуді қамтамасыз ету.
- Қажетті есептерді жасаңыз: кіріс/шығыс құжаттамасын тіркеу туралы есеп, тапсырмалар мен нұсқауларды орындау туралы есеп.
- Атқарушылық тәртіпті қадағалау.
Жүйені толық енгізу 8 айға жуық уақытты алып, екі кезеңде өтті.
Бірінші кезең 6 айға созылды және үлгілерді, жұмыс топтарын құру және процестерді орнатудан тұрды.
Екінші кезеңде Almexoft мамандары егжей-тегжейлі нұсқаулар берді және жүйені басқару бойынша тренингтер өткізді. Біздің әріптестер жүйенің енуінің жоғары деңгейін, веб-нұсқаның және Android және iOS үшін мобильді қосымшалардың түсінікті және қарапайым интерфейсін атап өтеді. Сондай-ақ, ашық API арқасында платформа компанияның басқа ішкі жүйелерімен және қызметтерімен өзара әрекеттесуге мүмкіндік береді, бұл Almexoft платформасын компанияның бірыңғай АТ-ландшафтына жоғары сапалы және жылдам біріктіруге мүмкіндік береді.
Almexoft платформасын енгізудің ең индикативтік нәтижелері:
- Құжаттарды өңдеу және бекіту және алушыларға жеткізу уақыты 80%-ға қысқарды.
- Компанияның құжаттарды жіберуге байланысты жалпы шығындары (басып шығару шығындары, курьерлік қызметтер) 10%-ға қысқарды.
- Жоғалған құжаттама мәселесін шешкен қағаз айналымының айтарлықтай қысқаруы.
- Almexoft платформасының арқасында компания өкілдіктерінің әртүрлі қалаларда орналасуына байланысты құжаттарды бекітудің ұзақ тізбегіне байланысты компанияның негізгі мәселесі шешілді.
- Қорғаудың бірнеше қабаттары арқылы корпоративтік деректер қауіпсіздігінің жоғары деңгейін қамтамасыз ету.
- Рөлдік саясат пен қауіпсіздік ережелері аясында бір жүйеде электронды құжаттарды тиімді және жылдам іздеу.
Almexoft-пен ынтымақтастық және бизнес-процестерді автоматтандыру мен электрондық құжат айналымы жүйесін енгізу бизнестің өсуі мен ауқымын кеңейту процесінде туындаған мәселелерді шешуге мүмкіндік берді. Компанияның топ-менеджментінің бірқатар стратегиялық мақсаттарын жүзеге асыру.
Жобаны жүзеге асыру қатардағы қызметкерлердің де, компания басшылығының да жұмыс тиімділігін арттыруға және компанияның әкімшілік шығындарын азайтуға әсер етті. Жоба аяқталғаннан кейін Almexoft қолдау қызметі өзін ағымдағы сұраныстарға тиімді және жылдам жауап бере алатын сенімді мамандар тобы ретінде көрсетті.