«Техэнерго сервис 2014» компаниясының кейс
Құжаттарды өңдеу уақытын 80 % қысқарта отырып, бизнес-процестерді қалай оңтайландыруға және электрондық құжат айналымын енгізуге болады.
«Техэнергосервис 2014» ЖШС — кернеуі 35 кВ және одан жоғары класты электр қосалқы станцияларына, әуе электр беру желілеріне жедел және пайдалану-жөндеу қызметттерін көрсетумен айналысатын компания. 2014 жылдан бастап техникалық және пайдалану-жөндеу қызметтерін көрсету саласында көшбасшы болып табылады, желілер мен қосалқы станциялардың, күштік трансформаторлардың электр жабдықтарын күрделі жөндеуді, энергетика нысандарының жаңа құрылысын инженерлік сүйемелдеуді жүргізеді. Сондай-ақ, «Уралмашзавод» ЖАҚ компаниясының ресми дилері болып табылады.
Нарықта көшбасшылық орынды сақтауға және бүкіл кәсіпорынның жұмыс сапасын жақсарту үшін озық технологияларды қолдануға деген ұмтылыс ішкі бизнес-процестерді және электрондық құжат айналымын автоматтандыру үшін қолайлы жүйені іздеудің басты себебі болды.
Компания менеджментінің алдында тұрған маңызды міндеттер болып келесілер табылды:
- Кіріс/шығыс құжаттаманы дұрыс тіркеу, құжаттардың жоғалуын барынша азайту.
- Іс қағаздарын жүргізуге (шарттарды тіркеуге, келістіруге, жөнелтуге) жұмсалатын жұмыс уақытын қысқарту. Компанияның негізгі операциялық кеңселері екі түрлі қалада (Нұр-Сұлтан және Қарағанды қалаларында) орналасқандықтан, құжатпен толық жұмыс циклі шамамен 10 жұмыс күнін алатын.
- Құжаттарды сақтау және құжат бойынша тапсырмаларды келістіру және орындау процесін басқару.
Ішкі процестерді оңтайландыру, тапсырмаларды орындау тиімділігін арттыру және құжаттамамен жұмыс істеу уақытын қысқарту мақсатында компания басшылығы бизнес-процестерді автоматтандырудың заманауи жүйесін және электрондық құжат айналымын енгізу туралы шешім қабылдады. Осы жобаны іске асыру үшін бірқатар қазақстандық және шетелдік бағдарламалық өнімдер талданды және тендер негізінде AlmexBPM бизнес-процестерді автоматтандыру модулі, онлайн-редакторы, сондай-ақ бірегей мобильді қосымшалары бар AlmexECM бағдарламалық өнімі таңдалды. Almexoft Kazakhstan қызметкерлері жүйені енгізуді, ағымдағы бизнес-процестерді талдауды және оңтайландыруды және құжаттарды келістіру және орындау тізбегін конфигурациялауды білікті деңгейде және барынша қысқа мерзімде орындады.
Жүйенің ауқымды функционалдығы келесі міндеттерді жүзеге асыруға мүмкіндік берді:
Компанияның іс қағаздарын жүргізуге байланысты барлық бизнес-процестерді оңтайландыру және бірыңғай түрге келтіру;
Ашық құжат айналымын, кіріс және шығыс құжаттарды, хат-хабарларды, кадрлық құжаттаманы тіркеуді қамтамасыз ету;
Қажетті есептерді: кіріс және шығыс құжаттаманы тіркеу туралы есептерді, мінддеттер мен тапсырмаларды орындау туралы есептерді қалыптастыру;
Атқарушылық тәртіпті бақылау.
Жүйені толық көлемде енгізу шамамен 8 айға созылды және екі кезеңде жүзеге асырылды. Бірінші кезең 6 айға созылды және нобайларды, жұмыс топтарын құрудан және процестерді реттеуден құралды. Екінші кезең барысында Almexoft мамандары жүйені әкімшілендіру бойынша егжей-тегжейлі нұсқау және оқыту жүргізді. Біздің әріптестеріміз жүйенің кірістірілуінің жоғары деңгейін, Android және iOS жүйелеріне арналған Web нұсқасы мен мобильді қосымша интерфейсінің түсініктілігі және қарапайымдылығын ерекше атап өтеді. Сондай-ақ, ашық API пайдалану арқасында платформа компанияның басқа ішкі жүйелерімен және қызметтерімен өзара әрекеттесуге мүмкіндік береді, бұл AlmexECM модулін бірыңғай АТ-ландшафтымен сапалы және жылдам біріктіруге мүмкіндік берді.
AlmexECM енгізудің ең айқын нәтижелері:
Almexoft компаниясымен ынтымақтастық және AlmexECM бизнес-процестерді автоматтандыру жүйесін және электрондық құжат айналымын енгізу Техэнергосервис компаниясының бизнесінің өсуі мен бизнесті масштабтау тұрғысынан туындаған мәселелерін шешуге және топ-менеджменттің бірқатар стратегиялық мақсаттарын іске асыруға мүмкіндік берді.
Жобаны жүзеге асыру қатардағы қызметкерлердің де, компания менеджментінің де жұмыс тиімділігін арттыруға және компанияның әкімшілік шығындарын азайтуға әсер етті. Жоба аяқталғаннан кейін Almexoft қолдау қызметі өзін сапалы және жедел жауап бере алатын және туындаған сұрақтарды шеше алатын сенімді мамандар тобы ретінде көрсетті.