База знаний

База Знаний – вид доступа не к самим бизнес-процессам, а к информации, которую они содержат и которая должна стать известной для широкого круга пользователей (в противоположность прямому ознакомлению с документом пользователя или группы). Имеет удобную, древовидную, папочную структуру.

В системе Almexoft есть следующие типы доступа к информации:

• 

  Прямой доступ к экземплярам бизнес-процессов (документов), когда пользователь является автором, ответственным, исполнителем определенного этапа или специально ознакомлен с документом.

• 

  Доступ через реестры, когда пользователь или группа пользователей получают доступ к определенной выборке документов, причем критерии выборки проектируются под конкретную бизнес-задачу клиента.

• 

  Доступ не к самим бизнес-процессам, а к информации, которую они содержат, и которая должна стать известной для широкой общественности пользователей (в противоположность прямому ознакомлению с документом пользователя или группы). В таком случае документ может быть помещен в один или несколько разделов базы знаний.

При этом создается отдельная сущность – страница базы знаний, раскрывающая лишь ту часть информации, которая была доступна пользователю на время добавления (сохраняется принцип нерушимости безопасности).

Такой информацией может быть:

• Краткое содержание документа.
• Отдельные закладки (холдеры) полей.
• Вложение документа

При этом информация связанная с бизнес-процессом (участники, ход выполнения, чат и т.п.) скрывается.

С учетом расположения информации в базе знаний, в удобном древовидном виде и возможности подписаться на обновление определенной папки (добавление страницы) – теперь всю внутреннюю документацию компании можно хранить внутри платформы Almexoft.

Что Вы внесете в базу знаний зависит от специфики и потребностей заказчика:

• Приказы
• Должностные инструкции
• Образцы документов
• Учебные материалы и т.п.

База знаний имеет процессный подход. Прежде всего, необходимо построить бизнес – процесс, например, приказ на назначение заместителя во время отпуска. После прохождения шаблона своего жизненного цикла мы можем добавить документ в базу знаний.

Наполнение базы знаний информацией может производиться в ручном режиме.

Пользователь с ответными ролями выполняет ручное действие над документом – “добавить в базу знаний” или “удалить из базы знаний”.

Главное – благодаря встроенной в платформе «Базе знаний» работникам легче будет получить доступ к нужной общей информации.