Автоматтандырылған HR процестеріне көшудің 5 себебі

Бәсекелестік пен өзгерістер қарқыны артып отырған қазіргі әлемде компаниялар өздерінің бизнес-процестерін, әсіресе адам ресурстарын басқаруда оңтайландыруға ұмтылуда. HR процестері ұйымның дамуында шешуші рөл атқарады, бірақ дәстүрлі тәсілдер көбінесе тиімсіз, баяу және қателіктерге бейім.

Бұл мақалада біз Almexoft HRM модулі сияқты шешімдерді қолдана отырып, HR процестерін автоматтандыру әрбір компания үшін қажеттілікке айналуының бес негізгі себебін қарастырамыз.

Кадрлық құжаттарды өңдеудің дәстүрлі жүйесі мақұлдауға, қайталама тексеруге және құжаттарды қолмен дайындауға байланысты тұрақты кідірістерге әкеледі.

Автоматтандырылған Almexoft HRM жүйесі ойын ережелерін толығымен өзгертеді. Процестің жабық циклінің арқасында – өтінімдерді беру мен келісуден бастап, құжаттарды құру мен қол қоюға дейін – бүкіл процедура бес минуттан аспайды.

Елестетіп көріңізші: қызметкер өтініш береді, жүйе оны автоматты түрде жауапты тұлғаларға бекітуге жібереді, кадрлық құжатты автоматты түрде қалыптастырады және оны жұмыс берушінің уәкілетті өкіліне қол қоюға, содан кейін қызметкерге қарауға жібереді. Бүкіл процесс қолмен араласу мен қателердің минимумына дейін азаяды, бұл жұмыс процесін айтарлықтай жылдамдатады және оңтайландырады.

Адам факторы кадрларды есепке алудағы қателердің жиі кездесетін себептерінің бірі болып табылады. Қолмен орындалатын процестерде қосымшалар жиі жоғалады, құжаттар дұрыс толтырылмайды, деректерді 1С-ге тасымалдау кезінде қателер жіберіледі, Word бағдарламасында тапсырыстарды дайындау үшін Көшіру+Қою пернелерін пайдалану қателер қаупін арттырады. Бұл факторлар қызметкерлердің шағымдарына, еңбек заңнамасын сақтамауға және еңбек тәуекелдеріне әкелуі мүмкін.

Автоматтандырылған жүйелер бұл мәселелерді жояды. Almexoft HRM жүйесі дәлелденген үлгілер мен бақылау кеңестерін ұсына отырып, ең аз кіріс деректеріне негізделген құжаттарды жасайды. Сондай-ақ, ол әрбір құжатты автоматты түрде тіркейді, өзгерістер журналын жүргізеді және барлық әрекеттерді жазады, бұл процесті ашық және қауіпсіз етеді. Барлық өтініштер мен персонал құжаттары жүйедегі тіркеу журналдарында сақталады және 1С және ESUTD-мен автоматты түрде біріктіру деректерді бір жүйеден екіншісіне тасымалдау кезінде қателерді болдырмауға мүмкіндік береді.

HR процестерін автоматтандыру қағаз және баспа материалдарының құнын айтарлықтай төмендетуге мүмкіндік береді. Зерттеулер көрсеткендей, электронды құжаттарға ауысу қағазға негізделген кеңсе бюджетінің 70%-на дейін үнемдеуге мүмкіндік береді.

Сонымен қатар, бұл корпоративтік әлеуметтік жауапкершілікке бет бұруды қолдайды: компания қоршаған ортаға зиянсыз болып, оның имиджіне оң әсер етеді. Қағазды тұтынуды азайту тек шығындарды азайтып қана қоймайды, сонымен қатар тұтынушылардың, қызметкерлердің және басқа да мүдделі тараптардың оң көзқарасына ықпал етеді.

Almexoft HRM жүйесі Қазақстан Республикасы заңнамасының талаптарының толық сақталуын қамтамасыз ететін жұмысқа қабылдаудан бастап еңбек шартын бұзуға дейінгі автоматтандырылған HR процестерінің толық циклін қамтиды. Жүйе Еңбек кодексінің ережелеріне сәйкес әзірленген барлық қажетті стандартты HR процестерімен алдын ала конфигурацияланған. Бұл өткізіп алған мерзімдер, құжаттардың жетіспеуі немесе сәйкессіздік туралы алаңдамайсыз дегенді білдіреді.

Жүйе әр түрлі кадрлық іс-шаралардың минималды мерзімдерін ұсынады, деректерді толтырудың дұрыстығын тексереді, сонымен қатар сіздің компанияңыздың ережелеріне сәйкес барлық міндетті талаптарды, соның ішінде ішкі талаптарды сақтамай процесті бастауға мүмкіндік бермейді. Бұл заңды қателер қаупін жояды және компанияға айыппұлдарды болдырмауға көмектеседі.

HR процестерін автоматтандыру бойынша дайын шешімдерді енгізудің ең тартымды аспектілерінің бірі – енгізу жылдамдығы. Мұндай жүйені нөлден әзірлеу уақытты және бизнес-аналитиктердің, заңгерлер мен IT мамандарының қатысуын талап етеді. Almexoft HRM-де бұл жол әлдеқайда қысқа: біз компанияның қажеттіліктеріне бейімделуге болатын дайын процестер мен HR құжатының үлгілерін ұсынамыз.