5 причин перейти на автоматизированные HR процессы

В современном мире, где конкуренция и темпы изменений продолжают расти, компании стремятся оптимизировать свои бизнес-процессы, особенно в управлении человеческими ресурсами. HR-процессы играют ключевую роль в развитии организации, но традиционные подходы часто оказываются неэффективными, медленными и склонными к ошибкам.

В этой статье мы рассмотрим пять ключевых причин, почему автоматизация HR-процессов с помощью таких решений, как HRM модуль Almexoft, становится необходимостью для каждой компании.

Традиционная система обработки кадровых документов — это постоянные задержки из-за согласований, перепроверки и ручной подготовки документов.

Автоматизированная система Almexoft HRM полностью меняет правила игры. Благодаря замкнутому циклу процесса — от подачи и согласования заявлений до формирования и подписания документов — вся процедура занимает не более пяти минут.

Представьте: сотрудник отправляет заявку, система автоматически направляет её на согласование ответственным лицам, автоматически формирует кадровый документ и направляет его на подписание уполномоченному представителю работодателя, а затем – на ознакомление работнику. Весь процесс сводится к минимуму ручного вмешательства и ошибок, что значительно ускоряет и оптимизирует рабочий процесс.

Человеческий фактор — одна из самых частых причин ошибок в кадровом делопроизводстве. В ручных процессах нередко теряются заявления, некорректно заполняются документы, допускаются опечатки при переносе данных в 1С, а использование Copy+Paste для подготовки приказов в Word увеличивает риск ошибок. Эти факторы могут привести к жалобам со стороны работников, несоблюдению трудового законодательства и трудовым рискам.

Автоматизированные системы устраняют эти проблемы. Система Almexoft HRM формирует документы на основе минимальных вводных данных, предлагая проверенные шаблоны и контрольные подсказки. Она также автоматически регистрирует каждый документ, ведёт журнал изменений и фиксирует все действия, что делает процесс прозрачным и безопасным. Все заявки и кадровые документы хранятся в журналах регистрации в системе, а автоматическая интеграция с 1С и ЕСУТД позволяет избежать ошибок при переносе данных из одной системы в другую.

Автоматизация кадровых процессов позволяет значительно сократить расходы на бумагу и печатные материалы. Исследования показывают, что переход на электронные документы может сэкономить до 70% бюджета на офисные нужды, связанные с бумажным документооборотом.

Кроме того, это поддерживает тренд на корпоративную социальную ответственность: компания становится более экологичной, что позитивно влияет на её имидж. Сокращение потребления бумаги не только снижает затраты, но и способствует формированию положительного отношения со стороны клиентов, работников и других стейкхолдеров.

Система Almexoft HRM содержит полный цикл автоматизированных HR-процессов от приема на работу до расторжения трудового договора, которые обеспечивают полное соответствие требованиям законодательства Республики Казахстан. В системе заранее настроены все необходимые стандартные кадровые процессы, которые разработаны в соответствии с положениями трудового кодекса. Это означает, что вам не нужно беспокоиться о пропущенных сроках, отсутствующих документах или несоответствии требованиям.

Система подсказывает минимальные сроки для различных кадровых событий, проверяет корректность заполнения данных, а также не позволяет запустить процесс без соблюдения всех обязательных требований, в том числе внутренних согласно положениям вашей компании. Это исключает риск юридических ошибок и помогает компании избежать штрафов.

Одним из самых привлекательных аспектов внедрения готовых решений для автомтаизации HR-процессов является скорость внедрения. Разработка такой системы с нуля требует времени, привлечения бизнес-аналитиков, юристов и IT-специалистов. С Almexoft HRM этот путь значительно короче: мы предлагаем готовые процессы и шаблоны кадровых документов, которые можно адаптировать под нужды компании.