Moneyveo кейсі
Кроссфункционалды бизнес-процестерді және электрондық құжат айналымын автоматтандыру. Оның бизнестің тиімділігіне әсері.
Нарықтағы көшбесшы орны бизнеске мұқият назар аударуды және үнемі жетілдіруді қажет етеді. Мұны басқарудағы процестік тәсілді дамыту арқылы ғана жүзеге асыруға болады. Дәл осы міндет аясында біз мақсаттардың бірі ретінде ВРМ-жүйесін енгізуді анықтадық.
Сергей Синченко — Операциялық директор
2020 жылдың мамырында BPM жүйесін таңдау және енгізу жобасы іске қосылғаннан бері тура бір жыл болды. Осы уақыт ішінде біз оның бизнес-процестеріне, соның нәтижесінде бизнестің тиімділігіне әсерін сезіне алдық. Біз мұны қалай жасадық және әрі қарай жасамақпыз:
1. Жүйенің негізгі мақсаты мен талаптарын анықтадық
Біздің компаниядағы электрондық құжат айналымы жүйесіне көшу мәселесі кроссфункционалды бизнес-процестерді оңтайландыру жазықтығында болды. Біз Компанияның бизнес-процестерінің ашықтығын қамтамасыз етуге, оларды барынша икемді етуге және олардың тиімділігін арттыруға тырысамыз.
Осыған байланысты жүйені таңдау критерийлері болып келесілер табылды:
Бизнес-процестерді баптауларды қарапайымдылығы мен икемділігі. - Бизнес-процестердің маршруттарын конфигурациялауды әзірлеуден нақты сала мамандарының ресурсын толыққанды қосуды қажет етпей, бизнес-оунер жүзеге асыра алады; - баптау орнату басынан бастап бизнес-процестің бағытын қайта құру қажеттілігісіз өзгерістерге дайын болуы керек.
Функционалдылық. Жүйе бизнес-процестерді баптау үшін көптеген мүмкіндіктермен жабдықталуы керек (кезеңдердің параллельділігі/ реттілігі, пысықтау мүмкіндігі, тапсырмалар мен өкілдік ету мүмкіндігі және біз үшін маңызды басқа да көптеген).
Теңшеу және басқа күрделі АТ-жүйелерімен интеграцияны жүзеге асыру мүмкіндігі. Бизнес-процестерді автоматтандыру шеңберінде біз жүйені басқа платформалармен біріктіру қажеттілігін белгілейміз, сондықтан ашық API жүйесі қажет.
Түсінікті пайдаланушылық интерфейс. Жүйе пайдаланушыларға түсінікті және ыңғайлы болуы керек, кез-келген бағыттағы бизнес-процестер әмбебаптықты қамтамасыз ету және пайдаланушының бір бизнес-процестен екіншісіне жылдам ауысуын қамтамасыз ету үшін интерфейске жақсы «сіңісуі» керек.
Мобильді қосымшаның болуы. Бизнес-процеске қатысушыларға қолында тек ұялы телефонды ұстай отырып шешім шығару, құжаттарға қол қою мүмкіндігін қамтамасыз ету.
Біздің бизнесіміздің серіктесі ретінде AlmexECM жүйесі бар Almexoft компаниясы таңдалды, себебі ол белгіленген талаптар мен іріктеу критерийлеріне сәйкес келді.
2. Жүйені және жаңа бизнес-процестерді енгізу үшін итеративті тәсілді әзірледік және қолдандық
Жүйені Moneyveo құрылымына итеративті енгізу 3 айға созылды. Осы кезең барысында:
- Жүйе орналастырылып, біздің Active Directory каталогымен біріктірілді;
- Біздің компанияда жүйе әкімшілері оқытылды;
- Жүйеде бірінші бизнес-процесс (бірқатар ішкі процестерден тұратын) автоматтандырылған;
- Бірінші автоматтандырылған бизнес-процеске қатысушылар қатарына кіретін қызметкерлер жүйеде жұмыс істеуге қосылды.
Біз келесі автоматтандыруды дәл осылай жүзеге асырамыз - итеративті, бұл қажет болған жағдайда автоматтандыру векторын реттеуге, аз ресурстармен түзетулер енгізуге, процестерді тез бастауға мүмкіндік береді.
Қазіргі уақытта біз кіріс хат-хабарларды өңдеу, төлемдерді келістіру, нормативтік құжаттама және басқа да бірқатар бизнес-процестерді автоматтандырдық. Біз ай сайын жүйеге жаңа бизнес-процестерді қосамыз».
3. Нәтижеге назар аудара отырып, бизнес-процестерді автоматтандырамыз
«Егер сіз трендте болып, нарықта бірінші орынға ие болғыңыз келсе, жақсарту жолындағы іс-қимыл жоспарыңызды білу өте маңызды. Ағымдағы жағдайды талдаусыз жақсарту мүмкін емес. Көрсеткіштер мен есептілік - максималды тиімділікке апаратын жол болып табылады»
Роман Тимощук — Жоба Менеджері
- Біз бизнес-процестердің басталуы/барысында кіріспе параметрлер негізінде жүйе жүзеге асыратын қадамдарды қосу арқылы бизнес-процестердің маршруттарын мүмкіндігінше оңтайлы түрде модельдейміз.
- Автоматтандырудың басында біз бизнес-процесс аясында бағаланатын көрсеткіштерді белгілейміз.
- Біз бизнес-процестерге өзгерістер мен жақсартулар енгізу қажеттілігі туралы тез шешім қабылдауға мүмкіндік беретін талдау есептерін қосамыз.
Дәл қазір бізде қосулы кросс-функционалды бизнес-процестердің тиімділігін көруге және оны арттыру үшін қандай аспектілерге әсер ету керектігін түсінуге көмектесетін құрал бар. Бұл біздің үздіксіз жетілдіру жолындағы басты міндетіміз болып табылады.
Біздің жоспарымыз – ауқымды процесс экожүйесін құру, бұл құрал болып AlmexECM өнімі табылады.
AlmexECM бизнес-процестерді және электрондық құжат айналымын оңтайландыру жүйесін енгізе отырып, біз Moneyveo басқаруда процестік тәсілді дамытамыз.